Le trésorier du CE : un grand argentier qui reste sous contrôle

, par udfo72

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le CE n’a nullement l’obligation de nommer un trésorier. Aucune disposition légale ne l’impose, et le Code du travail n’en mentionne pas l’existence, alors que la nomination d’un secrétaire y est prévue (C. trav., art. L. 2325-1).

Mais, dans la pratique, les CE en sont largement dotés. Les plus grands d’entre eux disposent d’ailleurs généralement de véritables services comptables et financiers.

Nous décrivons ici le rôle d’un trésorier de CE, son mode de désignation, ses moyens, son contrôle et l’étendue de sa responsabilité.

Nommer un trésorier n’est pas légalement obligatoire mais...

... cela est fortement recommandé. Qu’il s’agisse d’un petit ou d’un grand CE, il y a toujours une comptabilité minimale à tenir, des rapports de gestion à faire, comme nous le détaillons dans cet article. Il est donc logique qu’une personne s’y consacre spécifiquement.

Par ailleurs, il est possible que la nomination d’un trésorier soit prévue voire imposée par la convention collective dont dépend l’entreprise (par exemple celle de l’hospitalisation privée du 18 avril 2002, article 35, celle des textiles artificiels et synthétiques du 6 juin 1996, article 6), ou par un accord collectif d’entreprise.

Cela peut aussi résulter du règlement intérieur du CE, lorsqu’il y en a un. Dans ces hypothèses, même si la loi n’impose rien, le comité devra désigner un trésorier.

Quel est le rôle d’un trésorier de comité d’entreprise ?

Le trésorier n’étant pas prévu par la loi, ses attributions ne le sont pas non plus. Celles que nous décrivons ci-dessous sont donc issues de la pratique et parfois de la jurisprudence de la Cour de cassation.

Remarque : il est souhaitable que les missions du trésorier soient délimitées le plus précisément possible dans le règlement intérieur du CE ou par des délibérations dudit CE.

Il convient de toujours garder à l’esprit que les actions du trésorier dépendent des décisions du CE.

En effet, le trésorier ne peut se substituer au CE. Dès lors, il ne peut agir que si des délibérations ou des votes préalables du CE l’y habilitent, une régularisation a posteriori étant impossible (Cass. crim., 10 mai 2005, no 04-84.118).

Le comité d’entreprise n’est donc pas engagé par des décisions que le trésorier aurait prises seul (Cass. soc., 22 mars 2007, no 05-13.609). Il en découle qu’avant d’engager une dépense, le trésorier doit obtenir l’aval du CE, en demandant au secrétaire de l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion pour que la question soit débattue en séance. S’il s’agit d’une urgence ou d’une dépense importante, une réunion extraordinaire peut être envisagée.

Réservons toutefois le cas des affaires courantes : pour les petites dépenses ordinaires ou habituelles ne faisant pas débat, il se peut que le CE donne mandat au trésorier pour les gérer en autonomie. Mais pour éviter tout litige, il faut que le périmètre de ces affaires courantes soit très précisément défini par écrit.

Il peut alors être envisagé de créer au sein du CE une commission de contrôle périodique des comptes.

Gérer les comptes bancaires du CE

Le trésorier ouvre les comptes bancaires ou postaux du comité et les administre.

Mais, comme nous le verrons, ses actions en la matière sont contrôlées, et sa responsabilité pénale peut être engagée en cas de faits délictueux. Remarque : à chaque changement de trésorier, le nouveau doit se rendre à l’agence dépositaire des comptes du CE pour l’informer du changement et procéder aux formalités administratives afférentes.

Tenir les comptes du comité et les livres comptables

Il faut notamment que le trésorier veille au bon encaissement de la subvention de fonctionnement et de la dotation relative aux activités sociales et culturelles, sachant que ces deux budgets doivent être gérés séparément.

Si le CE n’est pas tenu de respecter les plans comptables obligatoires pour les entreprises, les associations et les syndicats, (voir les Cahiers Lamy du CE, no 111, janvier 2012), il n’en reste pas moins qu’il doit tenir une comptabilité précise et contrôlable (voir ci-dessous : « à qui le trésorier doit-il rendre des comptes ? »).

En pratique, surtout pour les petites entreprises, le trésorier peut se contenter d’établir un état des recettes et des dépenses puis d’opérer un rapprochement entre les deux. Ce qui compte, c’est que l’on puisse savoir pour chaque budget, pour chaque activité sociale et culturelle et pour chaque poste de dépense du budget de fonctionnement combien il était prévu de dépenser et quelles sommes ont été utilisées au final.

Il est bien évident que la législation sociale et fiscale doit être respectée.

À cet effet, le trésorier ne disposant pas nécessairement de toutes les connaissances requises, il est fortement conseillé de le faire aider par un expert-comptable (qui sera rémunéré par le biais du budget de fonctionnement).

Soulignons aussi que toutes les dépenses doivent être justifiées, notamment par des bons de commande et des factures.

Archiver les documents comptables

Les comptes du CE devant être transparents et contrôlables, le trésorier est le garant de la conservation de tous les documents et justificatifs s’y rapportant : l’archivage doit être irréprochable.

Assurer le paiement des rémunérations du personnel

Le trésorier doit veiller au paiement des salaires du personnel embauché par le CE, et cela en relation avec les organismes sociaux tels que l’Urssaf pour les charges sociales.

Déterminer les cotisations sociales liées aux ASC

Certains des avantages attribués dans le cadre des activités sociales et culturelles (ASC) sont soumis aux charges sociales (par exemple les primes de Noël, de mariage... Voir Les Cahiers Lamy du CE no 95, juill. 2010). C’est à l’employeur de déclarer et de verser les cotisations, mais il revient au trésorier de lui communiquer les éléments nécessaires au calcul de ces cotisations (Circ. DRT no 18/88, 13 déc. 1988).

Régler les factures

Il s’agit des factures propres au fonctionnement du CE : abonnements téléphoniques et Internet, achat de matériels, abonnements... Le trésorier doit veiller à leur paiement. Remarque : pour éviter des blocages en cas d’absence, il est utile que d’autres aient le pouvoir de signer les factures : le secrétaire du CE ou un trésorier-adjoint par exemple. Attention, ces personnes devront déposer leur signature à la banque, comme le trésorier.

Préparer les projets de budget des ASC et de budget de fonctionnement

En fonction des décisions prises lors des réunions du CE, le trésorier est chargé d’établir des budgets prévisionnels, qui seront examinés lors de réunions ultérieures.

Gérer les placements financiers et le patrimoine immobilier du CE

Le trésorier doit gérer le patrimoine et les avoirs du CE. Selon la taille du comité d’entreprise et l’étendue de ses avoirs (budgets, biens immobiliers, tels que des centres de vacances...), ce rôle est plus ou moins important.

Qui peut être trésorier ?

Théoriquement, tout membre du CE peut être désigné trésorier, qu’il soit titulaire ou suppléant.

Mais comme les suppléants ne disposent pas de crédit d’heures (ils n’ont pas d’heures de délégation), sauf accord le prévoyant, et n’ont pas le droit de vote (sauf remplacement d’un titulaire), il est préférable de nommer un titulaire afin qu’il ne prenne pas sur son temps personnel pour assumer sa mission. Relevons d’ailleurs qu’en ce qui concerne le secrétaire du CE, le Code du travail impose de le choisir parmi les titulaires (C. trav., art. R. 2325-1). Par analogie, les situations étant proches, nous prônons de faire de même pour le trésorier.

Il est bien évident que les candidats doivent avoir un minimum de connaissances financières, mais cela n’implique pas que le trésorier soit nécessairement un comptable de formation ou de métier. Il peut acquérir les notions nécessaires par le biais de la formation professionnelle (plan de formation de l’entreprise ou formations financées par le CE).

Pour un petit CE, lorsque les budgets à gérer sont peu importants, on peut envisager que le trésorier sortant forme celui qui est appelé à le remplacer.

Comment désigner le trésorier ?

Le trésorier est désigné par un vote, lors d’une réunion du CE. Comme nous l’avons dit, nulle loi n’organise cette désignation. Il faut donc se calquer sur les principes généraux relatifs aux votes, et sur celles qui régissent la désignation du secrétaire du CE.

Remarque : il se peut que le règlement intérieur du CE prévoie des modalités de désignation du trésorier. Il convient donc de toujours s’y reporter avant chaque désignation.

À défaut de précisions dans le règlement intérieur, il est utile de rappeler ou de définir au début de la séance au cours de laquelle aura lieu le vote les règles qui s’appliqueront pour la désignation.

Les membres du CE peuvent se déclarer candidats lors de la réunion au cours de laquelle est prévue l’élection.

Dans la pratique, on remarque que le candidat au poste de trésorier est souvent déjà pressenti lors de la constitution des listes pour les élections professionnelles.

Il faut ensuite procéder au vote. Dans l’absolu, en l’absence de règles préétablies, ce scrutin peut avoir lieu à main levée ou à bulletins secrets. Mais pour d’évidentes raisons, nous préconisons la seconde méthode.

Le président du CE, à savoir le chef d’entreprise, peut voter. Une clause du règlement intérieur du comité ne peut le priver de ce droit (Cass. soc., 25 sept. 2013, no 12-14.489).

La désignation du trésorier résulte du vote de la majorité des membres présents (Cass. soc., 5 janv. 2005, no 02-19.080). Que faire en cas d’égalité de voix ? Si aucune règle interne ne prévoit ce cas de figure, on se rapportera alors au droit électoral, qui prévoit que dans ce cas c’est le plus âgé qui est choisi (Cass. soc., 30 nov. 2011, no 10-23.986).

Peut-on nommer un trésorier-adjoint ?

Oui, et c’est même recommandé, car en cas d’empêchement temporaire du trésorier, avoir un adjoint permet une permanence dans le déroulement des opérations financières (opérations bancaires, signature de chèques, paiement de factures, distributions de bons d’achats et d’éléments de billetterie...) et évite de paralyser le CE.

Un trésorier-adjoint peut aussi prendre en charge certaines opérations pour alléger la charge du « trésorier no 1 ». À noter qu’à défaut d’un trésorier-adjoint, le secrétaire du CE peut jouer provisoirement ce rôle en cas d’absence. Ce trésorier-adjoint sera désigné par un vote, tout comme le trésorier.

Peut-on changer de trésorier ?

Le CE peut décider de changer de trésorier. Dans ce cas, il faudra tenir compte, le cas échéant, du formalisme précisé dans le règlement intérieur du CE, ou dans le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle a été désigné le trésorier à remplacer.

De quels moyens dispose le trésorier ?

Le trésorier ne dispose pas de crédit d’heures spécifique pour exercer sa mission : il devra utiliser ses heures de délégation d’élu du CE, s’il en dispose.

Cependant, un crédit d’heures supplémentaire peut être négocié auprès de l’employeur avec les organisations syndicales (Cass. soc., 21 avr. 1988, n o 87-40.804). Cela peut aussi se faire par accord entre l’employeur et le comité : dans ce cas il est conseillé de l’inscrire au règlement intérieur du comité, s’il y en a un.

Certaines conventions collectives en accordent également (par exemple celle des textiles artificiels et synthétiques du 6 juin 1996, article 6). Quant aux moyens matériels (documentation, informatique, logiciels de comptabilité...), le CE devra lui fournir le nécessaire, en le finançant sur son budget de fonctionnement.

Ce même budget pourra aussi servir à financer des formations comptables et financières pour le trésorier. Remarque :

pour l’utilisation de logiciels ou de bases de données, il faudra vérifier auprès de la Cnil s’il y a lieu ou non de les déclarer.

À qui le trésorier doit-il rendre des comptes ?

À la fin de chaque année, le comité d’entreprise doit faire un compte-rendu détaillé de sa gestion financière (C. trav. art. R. 2323-37) : c’est alors au trésorier de jouer.

Il devra notamment indiquer le montant des ressources du comité ainsi que le montant des dépenses effectuées soit pour son propre fonctionnement, soit pour celui des activités sociales et culturelles.

Si le CE participe à un comités interentreprises, les dépenses correspondantes doivent figurer dans le compte-rendu.

Ce bilan établi par le comité doit être approuvé par le commissaire aux comptes et doit être affiché sur le panneau réservé au CE. Notre point de vue :

Le CE peut présenter son bilan activité par activité, afin de donner une idée plus précise de l’utilisation des budgets. Une présentation globale recettes/dépenses est trop vague et expose le CE à de nombreuses questions. Le trésorier peut éventuellement préciser aussi le nombre de bénéficiaires pour chaque activité.

Il faut aussi savoir que tous les membres du CE, président compris, peuvent demander communication des documents comptables et financiers du comité (Cass. soc., 26 sept. 2012, no 11-15.384). Si le trésorier s’y oppose, le juge des référés pourra être saisi et lui ordonner de mettre les documents à disposition.

Enfin, lorsque le mandat des membres du CE se termine, les sortants doivent rendre compte de leur gestion aux nouveaux élus et leur remettre tous les documents liés à l’administration et à l’activité du CE pendant qu’ils étaient élus (C. trav., art. R. 2323-38 ; Cass. soc., 1er juin 2010, no 09-12.758).

Remarque : le président du CE est placé dans la même situation que n’importe quel autre membre du comité d’entreprise : il ne peut exiger d’avoir la signature ou de contrôler préalablement les dépenses du comité.

Quelle est l’étendue de la responsabilité du trésorier ?

Si les comptes du CE font apparaître des pertes ou des manquements, c’est le comité qui est civilement responsable : le trésorier n’engage en principe pas ses biens personnels.

Cependant, si les faits le justifient, le trésorier peut être condamné pénalement pour vol, escroquerie, détournement de fonds ou encore abus de confiance (voir par exemple, Cass. crim., 10 mai 2005, no 04-84.118 : ordre de virement de fonds donné pour une opération immobilière sans validation du CE et entente illicite avec un intermédiaire ; Cass. crim., 30 juin 2010, no 10-81.182 : attribution, à l’insu du président du CE, et en violation de la procédure d’octroi définie par le règlement intérieur, de prêts sociaux, pour un montant global ayant dépassé celui prévu pour l’aide sociale, à des salariés en grève qui ne pouvaient juridiquement y prétendre ; Cass. crim., 7 mars 2012, no 11-82.070 : octroi de tarifs préférentiels sur des voyages à des personnes appartenant à l’entourage familial ou amical et non à l’entreprise).

Le trésorier peut aussi être condamné pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise (Cass. crim., 10 mai 2005, no 04-84.118).

Enfin, le trésorier, s’il ne peut normalement pas être sanctionné pour des faits s’inscrivant dans l’exercice de son mandat représentatif (un salarié agissant dans le cadre de ses fonctions de trésorier du CE n’étant pas sous la subordination de l’employeur : Cass. soc., 4 juill. 2000, no 97-44.846), pourra néanmoins faire l’objet d’une sanction disciplinaire en cas d’abus caractérisé (Cass. soc., 27 juin 2012, no 11-10.242).

Auteur : Delphine Julien-Paturle Juriste en droit social Les cahiers Lamy du CE, N°133