Le règlement intérieur du CE

, par udfo72

Une entreprise définit son ADN dans ses statuts, qui incarnent son acte de naissance : sans eux, aucune société, association, fondation, ou syndicat ne peut voir le jour. Et pourtant, le comité d’entreprise, qui représente une autre forme de personne morale bien particulière, n’a pas de statuts.

Face à cette absence, le règlement intérieur apparaît être l’outil juridique permettant au CE de définir librement son organisation et ses règles de fonctionnement.

Le règlement intérieur, outil privilégié pour faciliter et sécuriser le mandat des élus

Dans son article L. 2325-2, le Code du travail paraît rendre le règlement intérieur obligatoire :

« Le comité d’entreprise détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice des missions qui lui sont conférées par le présent titre. »

Malgré l’utilisation de l’impératif dans le texte, peu de CE ont suivi ce précepte. On comprend les élus, car parmi leurs très nombreuses obligations, celle-ci au moins n’est assortie d’aucune pénalité ou amende. Et pourtant, contrairement aux apparences, le règlement intérieur n’est pas une contrainte de plus pour les élus : il s’agit au contraire d’un outil privilégié pour faciliter et sécuriser leur mandat.

On rappelle que le CE est doté d’une personnalité morale d’un genre un peu particulier, dans lequel personne n’est son mandataire légal, ni le Président, ni le Secrétaire, ni le Trésorier, ni aucun élu.

Son mode de fonctionnement est collégial, et toute décision doit faire l’objet d’un vote de la majorité des élus. Le règlement intérieur va préciser les pouvoirs de chacun et les procédures de fonctionnement qui permettront aux élus de mener leur mandat dans le cadre de droits et de règles de délégation, autant dire en étant protégés.

D’autant que les modalités sont très souples : le règlement intérieur est librement défini par le CE, la loi n’ayant pour l’instant prévu aucune obligation dans son contenu.

Il se vote à la majorité des membres présents ayant le droit de vote, au cours d’une réunion plénière, qui a fait l’objet au préalable d’une mention dans l’ordre du jour.

Dans la pratique, il est recommandé d’organiser les travaux préparatoires au sein d’une commission réduite, dans laquelle le secrétaire et le trésorier seront présents, avec l’assistance éventuelle d’un conseil extérieur (expert-comptable, avocat, etc.) dont le coût sera pris sur le budget de fonctionnement. Une fois le premier projet réalisé, on s’efforcera de faire partager son avancement au sein de réunions préparatoires, avec l’ensemble des personnes intéressées, notamment les responsables de commissions.

Il conviendra de communiquer le projet final avec un délai suffisant avant la réunion plénière, afin de permettre aux élus et à la direction d’en prendre une pleine connaissance préalable.

Pour ce qui est du rôle de la direction, celle-ci est généralement demandeuse d’une bonne gouvernance du CE, et ne fera pas d’obstacle à l’émergence de cet outil de bonnes pratiques.

A notre sens, elle ne participera au vote qu’à partir du moment où le règlement intérieur octroie au CE des avantages qui sont supérieurs à ceux que confère la loi, la convention collective ou les accords d’entreprise en vigueur ; il convient cependant de noter qu’une réponse ministérielle désormais ancienne n’opère pas cette distinction.

L’intégration dans le règlement intérieur d’avantages ne relevant pas d’un accord écrit permettra de formaliser ces usages, dès lors que l’employeur en sera d’accord.

En effet, la faculté donnée au CE d’établir un règlement intérieur ne lui permet pas de son propre chef d’y insérer une disposition qui relève des prérogatives de l’employeur, tout au moins sans que ce dernier ait acquiescé : ainsi le règlement ne peut-il fixer la date de la réunion plénière par avance sans l’accord de ce dernier (Cass. soc., 15 janv. 2013, no 11-28.324), pas plus qu’imposer la présence d’un tiers dans les réunions (Cass. soc., 22 nov. 1998, no 86-13.368), par exemple.

Il n’est à notre sens pas opportun d’y faire figurer les avantages provenant d’accords d’entreprise, ces derniers étant négociés par les délégués syndicaux.

La durée de validité du règlement est libre. Certains comités lui donneront une durée limitée à celle de leur mandat, laissant ainsi la place libre aux prochaines mandatures.

D’autres lui conféreront une durée indéterminée, auquel cas, il conviendra de prévoir quelles sont les formes et les délais de dénonciation. En pratique, le système est très souple, puisque pour amener une modification ou dénoncer celui-ci, il suffit d’une mise à l’ordre du jour, suivi par un vote en réunion plénière.

Le règlement pourra s’organiser en 4 parties principales : ses organes, ses moyens, ses prestations et son contrôle interne.

Les organes du CE

La loi a prévu différentes règles : le CE devra nécessairement s’y conformer, voire les rappeler, pour permettre aux élus qui ne bénéficient pas tous d’une formation juridique, de bénéficier d’un texte fondateur et d’éviter toute recherche au niveau du Code du travail ou de la jurisprudence.

Mais la loi ne peut tout organiser. Par exemple, elle ne prévoit même pas l’existence du trésorier : cet usage pourtant très répandu devra nécessairement être prévu par le règlement.

Sans être exhaustif, les dispositions pourront porter sur  :

* la désignation des organes (secrétaire / adjoint, trésorier / adjoint, président / membres de commissions) ;

* la révocation des membres du CE de leur rôle de secrétaire / adjoint, de trésorier / adjoint, de Président / membre de commission ;

* le rôle du secrétaire, du trésorier, du bureau, des commissions (pour ces deux derniers, leur composition) ;

* celui des suppléants ;

* la nomination des représentants du CE au CA ou à l’AG ;

* l’animation du CE par le Président (éventuellement la délégation qu’il donne en ce sens), le nombre de personnes de la direction présentes en réunion ;

* la définition de l’ordre du jour (qui est à l’origine des points, accord entre le secrétaire et le président, procédure en cas de désaccord) ;

* les convocations (délai, contenu, forme par mail ou courrier recommandé) ; la tenue des réunions préparatoires (dans quel cas / fréquence, convocations, PV) ;

* la tenue des réunions (fréquence, convocations, documents remis aux élus, quorum, suspensions, enregistrement éventuel / sténotypie, exercice des votes, rédaction des PV et délais, leur approbation et l’absence d’approbation, leur publication) ;

* la présence d’invités aux réunions ;

* les règles de confidentialité, notamment sur les points spécifiés en cours de séance par le président ;

* la compétence et les relations du comité central d’entreprise et les éventuels comités d’établissements, le rôle de l’UES ;

* les relations avec le CHSCT, l’inspection du travail, la médecine du travail, l’assistante sociale ;

* les relations avec les organisations périphériques (lien avec le comité inter-entreprises, les associations sportives) : règles de participation et de contrôle.

Les moyens du CE

Le CE bénéficie de différents moyens qui sont à la charge de l’employeur. On pourra notamment prévoir :

* les heures de délégation (nombre, règles de prise des heures, bons de délégation) ;

* les frais de déplacement des élus, lorsqu’ils seront pris en charge par l’entreprise ;

* les règles de maintien de salaire pour les formations aux élus titulaires et suppléants ;

* les locaux (description, accès, entretien, protection, règles de partage avec les autres délégations) et le matériel fourni ;

* la mise à disposition par l’employeur de personnel ou de moyens (accord, durée, facturation / règlement, contrôle) ;

* l’éventuelle prise en charge facultative d’honoraires par l’employeur (par exemple pour l’assistance à la commission économique) ;

* la prise en charge des frais de sténotypie pour les réunions extraordinaires ;

* la rétrocession des tickets restaurants périmés par l’émetteur ;

* les assurances (responsabilité civile, responsabilité civile mandataires, assurance des biens, déplacement des élus en voiture personnelle).

Par ailleurs, il conviendra d’aborder les ressources du CE. On distinguera :

* les subventions du CE (assiette, taux, périodicité de versement, régularisation, contrôle) ;

* leur reversement éventuel à un CCE, comité de groupe ou comité inter-entreprises (quote-part des subventions, calendrier, prestations apportées en échange, contrôle), ces reversements devant par ailleurs faire l’objet de conventions ;

* les quotes-parts demandées aux salariés (règles, catalogue des prestations offertes par le CE) ;

* les dons et subventions d’autres personnes que l’employeur (partenaires extérieurs, comme droits perçus à l’exposition de ventes - étalages au personnel, ou produits perçus sur des distributeurs de boissons ou denrées alimentaires, etc.) ;

* les subventions éventuelles perçues par les collectivités locales (clubs sportifs, etc.).

Les prestations du CE

En préalable, il sera utile que le CE puisse rappeler la distinction qu’il effectue entre le budget de fonctionnement et celui des activités sociales et culturelles.

Le CE définit librement sa politique sociale et culturelle, en fonction de ses propres critères, et n’a pas à en référer au président. Toutefois, les activités ne doivent pas être contraires aux règlements ou aux bonnes mœurs ou être discriminatoires.

Un des enjeux principaux est de distribuer des prestations qui ne soient pas assujetties aux cotisations de l’Urssaf, ce qui peut être rappelé dans le règlement intérieur comme principe directeur. Mais il convient de garder une possibilité d’y déroger.

Le règlement prévoira alors l’information de l’entreprise, car c’est à elle seule qu’il incombe de déclarer les sommes soumises à cotisations, ainsi que les modalités éventuelles de prise en charge de ces cotisations par le CE.

Le CE doit définir qui sont les bénéficiaires des prestations qu’il distribue. Il conviendra d’éviter tout risque de discrimination, en définissant des catégories pertinentes et objectives.

Il n’est par exemple pas possible d’exclure des apprentis ou stagiaires, au motif que leur masse salariale est limitée ou sous tout autre prétexte. Il n’est pas possible non plus d’exclure des membres salariés de la direction ou de restreindre l’accès des CDD ou des temps partiels de par la nature du contrat.

Dans le cas où une contribution différenciée serait demandée au salarié, il conviendra de définir quel est le moyen de preuve du critère, quelles sont ses modalités de consultation, et éventuellement d’archivage.

On pourra préciser par ailleurs, que faute de se conformer à cette procédure, le salarié s’expose à être classé dans la catégorie la plus défavorable, avec une participation limitée du CE.

La fixation des critères demande quelques précautions. On pourra se rapprocher des dispositions du décret du 9 janvier 2012 modifiant les conditions de déductibilité des cotisations de prévoyance et de santé pour sécuriser le dispositif (cadres / non cadres, catégories et classifications de la convention collective, ou tranches de revenu).

Si le CE ne souhaite pas fixer dans son règlement intérieur des modalités qui, par essence pourraient s’avérer changeantes, il peut néanmoins faire référence à un catalogue périodique des prestations, approuvé en plénière, qui définirait pour chacune des activités :

* les personnes éligibles (conjoints, enfants, retraités, personnes de l’extérieur). On n’omettra pas de traiter les difficultés d’application type enfants d’un ménage recomposé, ou enfant de deux conjoints travaillant dans l’entreprise : 2 cadeaux de Noël ou un seul ? ;

* les conditions d’ancienneté requises (il parait difficile d’en réclamer pour de simples places de cinéma. Cela semble possible pour des voyages, mais nous ne recommandons pas de dépasser 6 mois, au risque de devenir discriminatoire) ;

* la gestion de l’ordre des inscriptions (listes d’attente, salariés ayant déjà bénéficié de la prestation au titre d’une année antérieure, désistements, etc.) ;

* les conditions de règlement (calendrier, acomptes, pénalités si incident de paiement, etc.) ;

* les justificatifs demandés en cas de prise en charge partielle d’une dépense culturelle ou sociale par le CE ;

* les modalités d’annulation par un salarié ;

* les prêts et dons – secours doivent faire l’objet d’un dossier spécifique afin de garantir leurs déductibilités vis-à-vis de l’Urssaf.

Il est en outre conseillé de requérir de l’employeur la fourniture périodique de la liste des salariés, permettant un contrôle efficace des distributions par les élus.

Règles de contrôle interne

Le contrôle interne est l’ensemble des règles et procédures permettant de sécuriser le fonctionnement du CE. On y abordera deux types de propos : les règles de gouvernance et les règles budgétaires.

En matière de gouvernance, il conviendra de définir :

* les règles de délégation (qui fait quoi en matière d’engagement des dépenses, d’approbation des dépenses / bon à payer, de signature des règlements, de comptabilisation) ;

* la représentation en cas de mise en jeu de la responsabilité du CE (Urssaf, Fisc) ;

* les procédures d’achats (appels d’offres, approbation de nouveaux fournisseurs, règles vis-à-vis des prestataires extérieurs) ;

* le CE employeur (décision en matière de signature des contrats, exercice du lien de subordination, encadrement, évaluation, exercice du pouvoir disciplinaire) ;

* les règles en matière de frais de déplacements supportés par le CE ;

* le sort des gratuits (cadeaux aux élus, voyages, avantages divers).

Pour ce qui est des budgets, on rappellera avant tout qu’il convient que le budget soit voté avant le début de l’année. Faute de cela, soit les activités sont bloquées jusqu’à son approbation, soit les élus mettent en avant leur responsabilité personnelle en signant la moindre dépense. Le règlement intérieur définira donc avantageusement le processus budgétaire (orientations, chiffrage, choix de nouvelles activités, rôle des commissions, vote, suivi des réalisations, etc.).

Par ailleurs, sur le plan comptable, il serait souhaitable de définir les règles de base (responsabilité de la tenue des comptes, outil de traitement, accès aux documents, périodicité des situations éventuelles, forme des états annuels, existence d’un rapport de gestion, recours à l’expert-comptable, date limite des comptes annuels, contrôle, approbation, recours au commissaire aux comptes, publication auprès des salariés).

En l’absence de principes comptables obligatoires, il pourra être utile de déterminer ceux qui sont retenus (trésorerie / engagement, règles en matière de séparation des exercices, séparation fonctionnement / ASC).

Au minimum, une fois par an, on n’oubliera pas d’effectuer un inventaire physique de la billetterie, des chèques cadeaux / chèques ANCV, et de la caisse s’il en existe une. On en profitera pour définir les règles retenues pour l’archivage (mode, lieu, accès, prescription).

Sur le plan financier, on ne manquera pas de déterminer les choix en matière bancaire (nombre de comptes, règles de signature, état de rapprochement). On abordera aussi les principes retenus pour les placements (rappel de la philosophie de non spéculation, types / supports, plafonds, échéance, fiscalité, utilisation des produits financiers, prêts au personnel).

Il sera enfin opportun de définir les modalités du compte-rendu de fin de mandat, qui est l’outil de transmission permettant un transfert harmonieux à la nouvelle équipe (information sur l’organisation et les responsabilités, mise au courant des dossiers, information sur les engagements pris - commandes non facturées, contrats à terme signés, transfert des éléments comptables et des mots de passe, transmission des clés et codes d’accès, etc.). Les nouveaux élus devront procéder sans tarder au dépôt de leurs signatures en banque.

Conclusion

Le règlement est un outil efficace de meilleure gouvernance du CE : il responsabilise les élus, et leur permet de sécuriser avec souplesse leur fonctionnement.

Son rôle devrait considérablement se renforcer à l’occasion de la nouvelle loi attendue prochainement sur la transparence financière des comptes du CE, construite à partir de l’avant-projet de loi dit « Perruchot », voté le 26 janvier 2012.

Il lui sera notamment demandé de définir les modalités d’arrêté et d’approbation des comptes du CE, et sans aucun doute bien d’autres points sur lesquels on aura pu valablement se préparer à la lecture de cet article.

Auteur : Vincent Beyron, Expert-comptable, Membre de la Commission « Comités d’entreprise », Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France Xavier Huault-Dupuy, Expert-comptable, Membre de la Commission « Comités d’entreprise », Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France

Les cahiers Lamy du CE, N° 129